標(biāo)準(zhǔn)檔案管理是標(biāo)準(zhǔn)化事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)性工作，其是否科學(xué)、合理，關(guān)系著標(biāo)準(zhǔn)研究工作健康、有序的發(fā)展，具有非常深遠(yuǎn)的意義。可長久以來，受思維觀念傳統(tǒng)制約，長遠(yuǎn)考量不足，造成標(biāo)準(zhǔn)檔案管理適應(yīng)不了標(biāo)準(zhǔn)工作需要，暴露出歸檔范圍籠統(tǒng)、保管期限寬泛、檔案分類混亂等問題。文章就標(biāo)準(zhǔn)檔案管理中存在的問題，就標(biāo)準(zhǔn)檔案歸檔范圍與保管期限確定及其分類整理作了具體探討，以期加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)檔案管理。
一、存在問題分析
1、歸檔范圍籠統(tǒng)
標(biāo)準(zhǔn)
主要體現(xiàn)在歸檔范圍內(nèi)容的模糊寬泛，以及文件材料來源的權(quán)責(zé)不明。雖然各單位都建有歸檔制度，但缺乏歸檔范圍細(xì)化，一些部門仍然存在不知哪些文件材料需要?dú)w檔而存在私自處置或隨意歸檔的現(xiàn)象。同時標(biāo)準(zhǔn)研究工作具有系統(tǒng)性和長期性的特點(diǎn)，且涉及部門較多，工作彼此交叉，文件材料分散，歸檔范圍不明確易造成歸檔不及時不完整不真實，缺少任何一份文件材料，都會給往后的標(biāo)準(zhǔn)研究工作帶來不利影響。
2、保管期限寬泛
標(biāo)準(zhǔn)檔案是記錄和反映標(biāo)準(zhǔn)發(fā)展歷史等信息的一個重要載體，是各標(biāo)準(zhǔn)研究單位不可或缺的重要依據(jù)和參考。然而，主體認(rèn)識差異往往會忽視檔案保管期限確定的可操作性和實用性，一些標(biāo)準(zhǔn)研究單位在保管期限設(shè)定時普遍都存照搬照抄現(xiàn)象。在后期的檔案鑒定、銷毀等工作中難以操作，影響判定，也容易導(dǎo)致管理上的混亂。
3、檔案分類混亂
標(biāo)準(zhǔn)檔案類目劃分混亂、缺乏層次在各標(biāo)準(zhǔn)研究單位普遍存在，有些是以標(biāo)準(zhǔn)專業(yè)、研究工序等進(jìn)行分類，而忽視了檔案本身的完整性和系統(tǒng)性；有些是上下隸屬關(guān)系、平行關(guān)系區(qū)分不清；有些對類目分類規(guī)則不一致，甚至在同一級類目分類時又混用了其他分類代碼，這樣分類過于簡單存在明顯不合理性，且代碼過多分類混亂，讓人看不懂也不明白，難以保證檔案質(zhì)量和工作持續(xù)性，勢必?zé)o法發(fā)揮出應(yīng)有作用。
二、解決對策建議
1、清晰界定歸檔范圍
在科研管理和標(biāo)準(zhǔn)實踐過程中形成的文件材料勢必激增，對從事標(biāo)準(zhǔn)檔案人員來說，具備能快速、準(zhǔn)確地界定檔案歸檔范圍的專業(yè)性十分重要。各標(biāo)準(zhǔn)研究單位應(yīng)在充分研究分析本單位的基本職能、業(yè)務(wù)流程、標(biāo)準(zhǔn)研究過程等實際因素的前提下，遵循工作之間的有機(jī)聯(lián)系，圍繞相關(guān)聯(lián)標(biāo)準(zhǔn)工作生命同期，包括課題準(zhǔn)備、標(biāo)準(zhǔn)研制、審批發(fā)布、推廣應(yīng)用、復(fù)評修訂、申報獎勵及相關(guān)圖表、數(shù)據(jù)、軟件、聲像等各類文件或載體材料，通過認(rèn)真梳理，使歸檔內(nèi)容全面真實地反映標(biāo)準(zhǔn)研究工作項目的實際情況和研究過程，做到歸檔文件材料齊全、完整、成套，應(yīng)歸檔的文件材料不缺項，各個組成部分不缺少。如：研究項目中止或失敗的不能缺，籠統(tǒng)的稱謂“重要的”“一般的”要少用，可細(xì)化盡量細(xì)化明確，達(dá)到歸檔范圍清晰，方便具體操作執(zhí)行。同時制定合理的措施，健全相關(guān)管理制度，充分調(diào)動員工檔案管理熱情，嚴(yán)以剛性約束促單位上下各負(fù)其責(zé)，提升檔案歸檔工作的實效。
2、明確劃定保管期限
標(biāo)準(zhǔn)是文件，然而標(biāo)準(zhǔn)不是一般的文件，它是一種規(guī)范性文件，這對檔案管理工作提出了新挑戰(zhàn)，消耗檔案庫資源和人力、物力也為各標(biāo)準(zhǔn)研究單位所困擾。各標(biāo)準(zhǔn)研究單位應(yīng)在參照國家檔案局《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》的基礎(chǔ)上，結(jié)合本單位工作特點(diǎn)和研究情況，進(jìn)一步正確劃定文件材料歸檔范圍和準(zhǔn)確劃分檔案保管期限，目的就是細(xì)化保管期限劃分方法，尤其在定期中標(biāo)時制要進(jìn)行細(xì)化具體，如：結(jié)合標(biāo)準(zhǔn)適用范圍，可以是全球的，也可以是某個國家層次或某個行業(yè)或某個區(qū)域的，可劃分為30年、15年、10年、5年等，既方便保管使用操作，使有價值的檔案得到更有效保管和保護(hù)，又方便檔案“剝離”鑒定，對大量無查考、無利用價值、無需繼續(xù)保存的檔案作鑒定銷毀處理，“騰籠換鳥”有利于充分激活檔案室資源最佳效能，讓更多的人力、物力和財力聚力到有價值的檔案管理中，適應(yīng)發(fā)展需求、適應(yīng)時代需要。
3、科學(xué)分類整理
檔案分類是標(biāo)準(zhǔn)研究項目中不可或缺的一項。標(biāo)準(zhǔn)行業(yè)的研究項目類別眾多，分類以自然形成規(guī)律為基調(diào)，檔案人員應(yīng)與標(biāo)準(zhǔn)研究人員溝通，及時掌握標(biāo)準(zhǔn)工作內(nèi)容、過程，把握標(biāo)準(zhǔn)檔案“立項--研制--批準(zhǔn)--實施--復(fù)審”生命周期的本質(zhì)特性，把有關(guān)聯(lián)的文件材料有機(jī)地聯(lián)系起來，而把不同性質(zhì)、不同類型的文件材料分割開來，為標(biāo)準(zhǔn)檔案科學(xué)分類、系統(tǒng)排列和編目奠定基礎(chǔ)。同時分類劃分標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)統(tǒng)一，類目設(shè)置相對穩(wěn)定性，檔號結(jié)構(gòu)具有邏輯性，并避免層次過于多、分類過于細(xì)、案卷號漏重的現(xiàn)象，做到有章可循、有標(biāo)可依，如編號：SBYBJ-6-31-7-1
《美麗鄉(xiāng)村建設(shè)指南》，“BJ-6”表示鄉(xiāng)村環(huán)境類標(biāo)準(zhǔn)科研項目代號，“31”表示研制階段分類號，“7-1”表示文件種類序號-登記順序號。使標(biāo)準(zhǔn)文件材料之間形成有機(jī)的、系統(tǒng)的內(nèi)在聯(lián)系，達(dá)到分類簡明、層次清晰、準(zhǔn)確無誤，有利于提高檔案保管、檢索、查閱、開發(fā)利用等效率。
標(biāo)準(zhǔn)化是推進(jìn)科學(xué)管理的重要手段，本文呼吁積極運(yùn)用標(biāo)準(zhǔn)化手段，不斷探索標(biāo)準(zhǔn)檔案規(guī)范化，進(jìn)一步增強(qiáng)檔案管理科學(xué)化。